94% kans op fouten: wat Excel uw MKB daadwerkelijk kost

In het kort (TL;DR):

• Uit een grootschalige literatuurstudie over 35 jaar onderzoek (Poon et al., 2024, Frontiers of Computer Science) blijkt dat ongeveer 94% van de bedrijfsspreadsheets fouten bevat, vaak onzichtbaar en zonder dat de maker het weet.

• 37% van de Nederlandse ZZP'ers gebruikt Excel voor de boekhouding (Boekhouder.nl, 2024); van het bredere MKB maakt 65% geen gebruik van gespecialiseerde facturatiesoftware (Lucy, 2025).

• Negen van de tien MKB bedrijven laat ongemerkt winst weglekken, gemiddeld 9,1% van de omzet (Thexton Armstrong, 2025). Losse spreadsheets spelen daarin een structurele rol.

Excel kost uw MKB meer dan u denkt, en de rekening wordt steeds hoger

U gebruikt Excel al jaren. Het werkt. Of toch niet?

Spreadsheets voelen vertrouwd en beheersbaar. Maar dat gevoel van controle is in veel gevallen een dure illusie. Wetenschappelijk onderzoek is er ondubbelzinnig over: de kans dat uw Excel bestanden fouten bevatten is niet een paar procent , het is overweldigend groot.

En in het Nederlandse MKB, waar Excel nog altijd de ruggengraat vormt van de dagelijkse bedrijfsvoering, betalen organisaties een prijs die ze zelf vaak niet eens zien.

Uw Excel klopt waarschijnlijk niet, en u ziet het niet eens

Laten we beginnen met de meest confronterende vraag: hoe groot acht u de kans dat uw meest gebruikte spreadsheet een fout bevat?

Als uw antwoord "klein" is, bent u in goed gezelschap. En toch heeft u het waarschijnlijk mis.

In een klassiek experiment vroeg prof. Raymond Panko aan spreadsheetontwikkelaars om in te schatten hoe groot de kans was dat zij een fout hadden gemaakt. Het resultaat:

• Mediaanschatting van de deelnemers: 10% kans op een fout

• Gemiddelde schatting: 18%

• Werkelijkheid: 86% had een fout gemaakt

Toen deelnemers dit hoorden en de vraag kregen de hand op te steken als zij dachten bij de foutloze 14% te horen, stak meer dan de helft hun hand op. Dat is geen onoplettendheid, dat is hoe ons brein werkt.

Een uitgebreide literatuurstudie van prof. Pak-Lok Poon (2024), gepubliceerd in Frontiers of Computer Science en gebaseerd op 35 jaar wetenschappelijk onderzoek, bevestigt dit op grote schaal: ongeveer 94% van de operationele spreadsheets bevat fouten.

De reden is structureel: spreadsheetbeheer is verschoven van getrainde IT professionals naar miljoenen eindgebruikers zonder formele softwareontwikkelervaring. Slecht gestructureerde modellen, nauwelijks getest, vol fouten die er al bij de aanmaak in zitten.

Fouten verdwijnen niet vanzelf, ze stapelen op

Het probleem is niet alleen dat Excel fouten voorkomen. Het is dat ze onzichtbaar blijven. Panko's onderzoek toont aan dat de detectieratio van spreadsheetfouten structureel laag is, zelfs bij actieve controle.

Mensen vinden fouten die ze verwachten. De fouten die ze niet zagen aankomen, en dat zijn er structureel veel meer, blijven onopgemerkt. In spreadsheets met honderden formules en tientallen tabbladen is dat een onhoudbaar bedrijfsrisico.

Waarom Excel dieper in uw MKB zit (en meer schade aanricht) dan u denkt

Misschien denkt u: dit is een probleem voor grote multinationals met complexe modellen. Niet voor ons.

De Nederlandse cijfers vertellen een ander verhaal.

Uit onderzoek van Boekhouder.nl (2024), gerapporteerd via accountant.nl, blijkt dat 37% van de Nederlandse ZZP'ers de boekhouding bijhoudt in Excel. Dat is de grootste groep binnen die populatie, met directe risico's: typfouten en onjuiste berekeningen leiden aantoonbaar tot problemen met de Belastingdienst.

Voor het bredere MKB is het beeld vergelijkbaar. Uit onderzoek van e-invoicingplatform Lucy (2025) onder 300 Nederlandse MKB-bedrijven (1 tot 150 medewerkers) blijkt dat slechts 35% gespecialiseerde facturatiesoftware gebruikt. De overige 65% werkt nog met Word of Excel.

Ter context: Lucy is zelf een e-invoicing platform. De onderzoeksopzet (n=300, gepubliceerd via Emerce) is transparant en meermaals door onafhankelijke media bevestigd.

Dat betekent dat tweederde van het Nederlandse MKB kritische bedrijfsprocessen, van facturatie tot projectadministratie, beheert via een tool die nooit is ontworpen als bedrijfsapplicatie.

Shadow IT: de onzichtbare kostenpost die uw IT budget opslokt

Excel bestanden die fungeren als mini ERP's, projectoverzichten, klantendatabases, urenregistraties, zijn een van de meest voorkomende vormen van Shadow IT: onbeheerde bestanden buiten het zicht van IT, zonder versiebeheer, zonder toegangscontrole en zonder audit trail.

Onderzoeksbureau Gartner raamt dat Shadow IT maar liefst 30 en 40% van een standaard softwarebudget opslokt door dubbele licenties, inefficiëntie en datalekkage. Voor MKB-bedrijven met toch al strakke marges is dat een onzichtbare, maar bijzonder pijnlijke kostenpost.

De harde euro's: hoe Excel ongemerkt 9,1% van uw winst opslokt

Genoeg over kansen en risico's. Wat zijn de concrete financiële gevolgen?

Thexton Armstrong, een onafhankelijk adviesbureau dat sinds 2012 doorlopend onderzoek doet bij MKB bedrijven in Nederland en België, publiceerde in 2025 zijn meest recente rapport op basis van 347 bedrijven.

De conclusie is scherp:

• 9 van de 10 MKB bedrijven laat structureel winst weglekken

• Gemiddeld verdwijnt 9,1% van de omzet ongemerkt, structureel, zonder dat de ondernemer het ziet

• Dienstverleners zijn het zwaarst getroffen: gemiddeld 9,6% verlies, met als voornaamste oorzaken een gebrek aan grip op urenregistratie, marges en opvolging van salestrajecten

Losse spreadsheets zijn in dit verhaal geen bijzaak. Ze zijn een van de voornaamste facilitators. Handmatige urenregistratie in Excel, geen geïntegreerde koppeling tussen projectadministratie en financiën, geen realtime inzicht in marges. De euro's lekken weg in het handwerk, en u ziet het niet op uw verlies- en winstrekening.

Bekijk hoe Pragmatiq Bakerstreet heeft geholpen grip te krijgen op hun processen en winstlekkage structureel te dichten.

"Maar ik controleer mijn spreadsheets toch altijd", waarom dat niet genoeg is

Dit is de gevaarlijkste aanname in het hele Excel debat.

Controleren werkt structureel onvoldoende. Niet omdat u niet goed genoeg uw best doet, maar omdat ons brein fouten filtert die we zelf hebben gemaakt. Panko beschrijft dit als een fundamenteel cognitief mechanisme: we zijn ons bewust van de fouten die we vinden, maar hebben geen idee hoeveel fouten we structureel missen.

Poon et al. (2024) legt de architecturale kern van het probleem bloot: spreadsheets mengen data, logica en presentatie in een ongestructureerd bestand. Er is geen scheiding van verantwoordelijkheden, geen formele testprocedure en geen systeem dat inconsistente invoer tegenhoudt.

De oplossing zit dan ook niet in beter controleren. Ze zit in bedrijfsprocessen automatiseren via een omgeving die het maken van fouten structureel voorkomt.

Wilt u weten hoe u die eerste stap zet zonder een groot IT-project te starten? Lees dan hoe MKB-bedrijven de automatiseringskramp doorbreken.

Het meest spectaculaire bewijs: zelfs topwetenschappers werden door Excel misleid

Twijfelt u nog? Dan is er een voorbeeld dat alle abstractie wegneemt.

In 2021 publiceerden onderzoekers van Deakin University in het toonaangevende tijdschrift PLOS Computational Biology een studie naar genenaamfouten in de wetenschappelijke literatuur. De bevindingen:

• 30,9% van de 11.117 geanalyseerde wetenschappelijke artikelen met Excel bijlagen bleek foutief omgezette gennamen te bevatten.

• Excel herkende gennamen automatisch als datums: MARCH1 werd "1 maart", SEPT1 werd "1 september"

• Het HUGO Gene Nomenclature Committee zag zich genoodzaakt 27 menselijke genen officieel een nieuwe naam te geven, uitsluitend vanwege Excel's autocorrectie

• De aangetaste publicaties verschenen in toptijdschriften als Nature, Cell en PNAS

Dit zijn geen kleine organisaties die onvoorzichtig werken. Dit zijn gepubliceerde wetenschappers, peer reviewed, in de meest gezaghebbende tijdschriften ter wereld.

Als Excel de wetenschappelijke gemeenschap ertoe dwingt gennamen te hernoemen, wat doet het dan met uw offertemodel, uw projectbegroting of uw debiteurenadministratie?

Excel als AVG tijdbom: het juridische risico dat uw boekhouder u niet vertelt

Er is nog een dimensie die veel MKB directeuren volledig onderschatten: de AVG.

Rondslingerend Excel bestanden bevatten vrijwel altijd Personally Identifiable Information (PII):

• Salarissen en beloningsoverzichten

• Klantadressen en contactgegevens

• Urenregistraties per medewerker

• Prestatiebeoordelingen en HR data

Omdat versiebeheer in lokale Excel bestanden structureel faalt en bestanden eindeloos per e-mail worden doorgestuurd, vormen ze vanuit architectonisch oogpunt een serieus AVG risico. De European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG), een onafhankelijke waakhond op het gebied van spreadsheetrisico's, signaleert dit als een breed erkend structureel probleem: lokale spreadsheets bieden geen datagovernance, geen toegangscontrole en geen audit trail.

Dat zijn precies de elementen waarop de Autoriteit Persoonsgegevens toetst bij een datalek. Dit is geen theoretisch risico, het is een architectuurprobleem dat elke organisatie raakt die persoonsgegevens in Excel beheert.

Wilt u weten welke AVG- en compliance-risico's er nog meer op de loer liggen in uw IT omgeving? Lees dan wat Shadow IT betekent voor uw beveiliging en naleving van de AVG.

Waarom low-code applicaties het enige schaalbare alternatief zijn

Wij pleiten niet voor het volledig verbannen van Excel. Voor ad-hoc berekeningen en eenvoudige overzichten is het een prima hulpmiddel.

Het probleem ontstaat wanneer Excel wordt ingezet als:

• Databasevervanger voor klant- of projectdata

• Workflowsysteem voor goedkeuringsprocessen of voortgangsbewaking

• Centrale bron van waarheid in financiële of operationele rapportages

• HR-tool voor urenregistratie of personeelsadministratie

In al deze gevallen biedt een Excel alternatief voor het MKB, in de vorm van low-code applicaties of geïntegreerde bedrijfsplatformen, een structureel betere oplossing. Deze tools scheiden wat Excel door elkaar haalt: data, logica en presentatie. Ze dwingen structuur af, voorkomen incorrecte invoer, bieden realtime inzicht en zijn door definitie auditeerbaar.

Low-code applicaties maken dit bovendien toegankelijk zonder uitgebreide IT projecten. U hoeft geen maandenlange implementatie te doorlopen om uw eerste kritische proces te structureren.

Het is daarbij opvallend dat de adoptie in Nederland achterblijft. Tweederde van de MKB bedrijven werkt nog zonder geïntegreerde systemen (Lucy, 2025). Dat is geen onwil, het is een gebrek aan inzicht in wat beschikbaar is en wat het concreet oplevert. De organisaties die de stap wel zetten, winnen structureel op efficiëntie, datakwaliteit en marges.

Ontdek hoe Pragmatiq's low-code applicaties uw bedrijfsprocessen structureren en automatiseren.

Conclusie: Excel fouten zijn geen ongeluk, ze zijn structureel en vermijdbaar

De vraag is niet of uw Excel bestanden fouten bevatten. De kans is ruim aanwezig dat ze dat doen. De echte vraag is: hoeveel kosten die fouten u, in geld, in risico, en in de strategische beslissingen die u neemt op basis van data die niet klopt?

Het Nederlandse MKB heeft de technologie om dit structureel op te lossen. Wat ontbreekt is een concrete eerste stap. Laat die stap vandaag zijn.

Laat uw marges niet langer verdampen in onveilige spreadsheets

Elke maand dat u wacht, lekt er winst weg. Niet dramatisch zichtbaar, maar structureel en aantoonbaar. Pragmatiq helpt MKB organisaties om in kaart te brengen waar Excel hun bedrijfsvoering kwetsbaar maakt, en welke processen als eerste gebaat zijn bij automatisering.

Vraag vandaag nog een vrijblijvende Data & Proces scan aan.
Wij brengen in een sessie in beeld waar uw grootste risico's zitten, wat de concrete impact is op uw marges, en welke eerste stap het meeste oplevert.

Geen verkooppraatje. Geen vrijblijvende brochure. Gewoon: inzicht dat u morgen kunt gebruiken.

Plan uw gratis Data & Proces-scan met een Pragmatiq consultant.