Process Improvement
Voordat er ook maar één regel code geschreven wordt, kijken we naar het proces zelf. Veel organisaties digitaliseren een probleem in plaats van het op te lossen: een traag proces wordt een trage applicatie. Bij Process Improvement draaien we dat om, we brengen eerst in kaart hoe het werk echt verloopt, waar tijd weglekt en waar frictie zit, en pas dan bepalen we wat digitalisering daaraan kan verbeteren.
Wat we bieden
We duiken samen met jouw team in de dagelijkse praktijk: niet alleen het proces zoals het 'op papier' hoort te gaan, maar zoals het daadwerkelijk gebeurt, inclusief de omwegen en workarounds die iedereen inmiddels normaal vindt. Op basis daarvan leveren we een helder, onderbouwd verbeterplan met concrete stappen en een reële inschatting van de opbrengst (ROI), voordat er geïnvesteerd wordt in bouw of implementatie.
We werken hierbij toe naar een MVP aanpak: geen adviesrapport dat in een la verdwijnt, maar een compact plan waarmee je binnen enkele weken kunt starten met de eerste, meetbare verbetering.
Waarbij we je helpen
Procesanalyse en mapping
We brengen het proces stap voor stap in kaart, wie doet wat, wanneer, en met welke systemen. Dit gebeurt via gesprekken op de werkvloer en waar mogelijk data-analyse, niet alleen via interviews met management.
Bottleneck identificatie
We wijzen concreet aan waar tijd verloren gaat: dubbel werk, wachttijden, handmatige overtypeacties, onduidelijke overdrachtsmomenten tussen afdelingen.
KPI dashboard ontwerp
We bepalen samen welke meetpunten er echt toe doen, en ontwerpen een dashboard-opzet zodat verbetering meetbaar wordt, niet gevoelsmatig, maar met cijfers.
Verbeterplan met ROI berekening
Een concreet stappenplan met een realistische inschatting van tijd- en kostenbesparing, zodat een investeringsbeslissing onderbouwd genomen kan worden.
Concrete toepassingsvoorbeelden
Onderstaande voorbeelden zijn illustratief en worden later vervangen door echte cases.
- Voorbeeld
Een facturatieproces waarbij 3 afdelingen betrokken waren en gemiddeld 9 dagen duurde, teruggebracht tot een overzichtelijk proces met heldere eigenaarschap per stap.
- Voorbeeld
Een onboardingproces voor nieuwe medewerkers dat volledig via losse e-mails en Excel-lijstjes liep, omgezet naar een overzichtelijk stappenplan met duidelijke KPI's per fase.
- Voorbeeld
Een orderproces met veel handmatige controles, waarbij bottleneck-analyse liet zien dat 60% van de vertraging bij één specifieke goedkeuringsstap zat.
Onze aanpak
Ontdekken & Ontwerpen
Procesanalyse op locatie, knelpunten in kaart, eerste inzichten gedeeld (1-2 weken).
Development
Het verbeterplan wordt concreet gemaakt: KPI's, ROI-berekening, prioritering van verbeterstappen.
Roll Out
De eerste verbetering wordt doorgevoerd, vaak als kleinschalige MVP die je team direct kan gebruiken en testen.
Lifecycle
We monitoren of de verbetering het gewenste effect heeft en stellen bij waar nodig.
Voor wie dit is
Deze dienst past goed bij organisaties die het gevoel hebben dat processen 'al jaren zo gaan' zonder dat iemand precies weet waarom, of die willen digitaliseren maar eerst zeker willen weten dát ze het juiste proces digitaliseren.
Veelgestelde vragen
Dat laatste is juist waar we in de Ontdekken & Ontwerpen-fase mee starten. Vaak blijkt het eigenlijke knelpunt ergens anders te zitten dan waar de organisatie zelf naar keek.
De eerste fase (analyse en verbeterplan) duurt doorgaans 1-2 weken, afhankelijk van de complexiteit en het aantal betrokken afdelingen.
Ook kleinere, terugkerende taken zijn vaak de moeite waard, juist omdat kleine inefficiënties zich vermenigvuldigen naarmate een organisatie groeit.
Nee. Soms is de conclusie dat een proces vooral organisatorisch aangepast moet worden, zonder dat er nieuwe software nodig is.
Werken met een expert
Kilian
Consultant Process Improvement
Wat ik het vaakst zie: organisaties die willen automatiseren voordat ze weten wát er precies misgaat. Die stap ervoor overslaan kost uiteindelijk meer tijd dan het bespaart.